Factory Advance

中小製造業の収益を改善する生産管理クラウドシステム

「見積書→納品書→請求書」をリレー式に作成！事務効率を上げるシステム活用法

日々の業務に追われる中小企業や現場管理者にとって、見積書・納品書・請求書の作成は避けて通れないルーチン作業です。特に製造業やBtoB取引の現場では、エクセルで見積書を作ったあとに同じ情報を手入力で別のエクセルで納品書へ転記、さらに別のエクセルで請求書へと転記する流れがいまだに多く見られます。一見、地道で堅実な作業に思えるかもしれませんが、実はこの“手作業のリレー”が大きな業務ロスとヒューマンエラーを生んでいます。

なぜ「リレー式」が業務効率化につながるのか

見積書をもとに納品書、そして請求書へと情報を引き継ぐ“リレー式の書類作成”は、単なる便利機能ではなく、企業の生産性そのものを底上げする手段になります。見積時に入力した顧客名、納期、金額、製品明細などの情報をそのまま活用することで、二重入力やミスの発生を防げます。

たとえば、担当者が急遽休んだとしても、データが一元化されていれば別のスタッフがすぐに作業を引き継げます。属人化からの脱却は、中小企業にとって非常に重要な課題でもあり、このリレー式作業フローはその解決策のひとつでもあります。

転記ミスのリスクと工数ロス

見積書→納品書→請求書と、同じ情報を何度も入力し直す作業には、見落とされがちなコストが潜んでいます。たとえば、1件の取引にかかる入力時間が15分だったとして、月に100件あればそれだけで1500分（25時間）。年間で300時間以上にもなります。

さらに、数字の転記ミスや品名の入力漏れが発生すれば、取引先との信用問題に発展するケースも。確認・修正・再送といった「目に見えないチェック・修正作業」が担当者にとって心理的なストレスにもなり、生産性を下げる原因となります。

リレー式「業務システム」の活用

こうした非効率なルーチンを改善するには、見積書→納品書→請求書の流れを“システム”でつなぐことが不可欠です。クラウド型の業務システムを導入すれば、見積データをもとにワンクリックで受注データや納品書、請求書を作成することができます。

しかも、データはクラウド上で一元管理されるため、誰がどの書類をいつ作成したのか、履歴の確認もスムーズです。担当者が複数いる場合や在宅勤務・外出先でもアクセスできるという点でも、クラウドシステムは非常に有効です。

導入企業の声とリアルな変化

実際にこの仕組みを導入したある部品加工メーカーでは、月200件以上あった書類作成にかかる時間が半分以下になったとこともあります。特に「請求漏れや請求間違い」がゼロになったことで経営層からも高い評価を受けているとのことです。

また、複数担当者が同時にアクセスできるため、属人化していた顧客対応がチームで回せるようになり、有給取得や引き継ぎもスムーズに。単なるシステム導入ではなく、業務そのものの“在り方”が変わったようです。

見積・納品・請求が一体化されたシステムの選び方

では、どんなシステムを導入すればよいのでしょうか。ポイントは3つあります。

  • 第一に、“見積から請求まで”一貫して管理できること。
  • 第二に、“クラウド対応”であること。
  • 第三に、“現場が使いやすいUI（画面操作）”を備えていることです。
    操作が難しければ定着せず、結局はExcelや紙に逆戻りしてしまいます。導入前にトライアルができるサービスも増えているので、まずは試して現場に合うかを見極めるのが賢明です。

FactoryAdvanceでは、見積書から請求書までリレー式で書類を作成できます。

見積書のコピー機能、見積書をコピーして受注登録する機能や受注データから納品書や請求書を作成する機能があります。見積書から請求書までリレー式で書類を作成することが可能です。

見積書から請求書までリレー式に書類を作成

まとめ：今こそ“つなぐ”発想で業務を変える

紙やExcelでの業務が悪いわけではありませんが、事業の成長や人材不足が深刻化するなかで、いつまでも手作業に頼っていては限界があります。リレー式の書類作成をシステムで実現すれば、ミスが減り、スピードが上がり、担当者の負担も軽くなります。

中小企業こそ、こうした“小さな業務改善”の積み重ねが経営の強さにつながります。今こそ、見積・納品・請求を「つないで、見える化する」第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。

投稿者プロフィール

尾畠悠樹
尾畠悠樹株式会社イーポート代表取締役　 ITコーディネーター/キャッシュフローコーチ
FactoryAdvanceの開発販売を通して製造業の収益改善・DX推進に貢献したいと思っております。中小製造業の企業価値を高めるプラットフォーム「FACTORY SEARCH」の運営も行っています。プロフィールはこちら
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