中小製造業向け受発注管理システム
- デジタル化・AI導入補助金 登録済
- 電子帳簿保存法 対応
- AIエージェント連携可
受注・発注・納品の進捗を1か所で追えます。どの案件がどこまで進み、何が未処理かをまとめて確認できる受発注管理システムです。
- 受注・発注・納品のステータスを一覧でまとめて確認
- 発注書の発行から仕入実績の記録までつながる
- 分割納品にも対応し、残数量を自動で管理
機能と導入の流れをまとめた資料です。フォーム入力1分でダウンロードできます
課題を確かめる
いま現場で起きていることと、放置した場合に何が起きるか
こんな状態になっていませんか？
- 受注・発注・納品の進捗が別々の台帳で、全体が見えない
- 発注書の作成や仕入実績の管理が手作業になっている
- 分割で納品するときの数量管理が煩雑
- 外注に出した分がいつ戻るか、聞かないと分からない
- 納品済みなのに請求が漏れていたことがある
受注・発注・納品は本来ひとつの流れですが、台帳が分かれていると突き合わせが人の作業になります。同じ案件の中で連なる形にすると、抜けが構造的に起きにくくなります。
受発注がつながっていないと、何が起きるか
まず、請求漏れです。納品したのに請求されていない分は、そのまま利益から消えます。件数が多いほど、突き合わせの人力チェックには限界があります。
次に、外注の納期が読めないことです。発注が台帳に残っていなければ、いつ何が戻るかは担当者の記憶頼りになります。外注待ちが原因の遅延は、社内では気づきにくいのが厄介です。
そして、二重発注です。手配済みかどうかが共有されていないと、同じ材料を別の担当者が発注してしまいます。過剰在庫と資金拘束に直結します。
仕組みを知る
どうやってデータが集まり、どう次の判断に返るか
受注・発注・納品を1か所で追う
受注一覧・発注一覧・納品一覧が、それぞれステータスを持った状態で並びます。「受注済みだが未発注」「発注済みだが未入荷」「納品済みだが未請求」といった状態を、絞り込みで一覧できます。抜けを人の記憶ではなく画面で拾える形になります。
発注書は画面から発行でき、仕入実績として記録すると案件の外注費に反映されます。納品は分割にも対応しており、残数量が自動で管理されるため、何回に分けて納めても数が合わなくなりません。
受注の入り口になる注文書は、注文書AI-OCRで読み取って登録できます（スタンダードプラン以上に標準搭載）。手入力と転記ミスを減らせます（受注登録を自動化する方法）。
受発注の電子化では、中小企業共通EDIの認証の取得を予定しています。中小企業共通EDIは、企業ごとに異なっていた受発注データの形式を統一するために国の事業で策定された仕組みです。構成としては、通信そのものは共通EDIプロバイダが担い、Factory Advance はその先につながるレベル2業務アプリ（業務システム側）の位置づけで接続します。プロバイダが受け取った注文データはそのまま受注として取り込まれるため、得意先ごとにフォーマットを作り込んだり、画面を見ながら転記したりする作業が発生しません。接続は1系統＝1プロバイダ単位のオプションで、プロバイダの利用料はお客様がプロバイダへ直接お支払いいただく形になります。
主な機能
-
受注一覧（ステータス管理）
受注の進捗をまとめて確認し、未処理を絞り込めます。
-
発注一覧（発注書・仕入実績）
発注書の発行から仕入実績の記録まで管理します。
-
納品一覧（納品書・分納）
納品書の発行と分割納品に対応し、残数量を管理します。
-
案件との紐付け
受注・発注・納品がすべて同じ工番に紐付き、原価に反映されます。
-
注文書AI-OCR取込
紙やPDFの注文書をAIが読み取り、受注として登録します。
-
中小企業共通EDI連携
中小企業共通EDIは認証の取得を予定しています。取得後は共通EDIプロバイダ経由で注文データを受注として取り込めます（オプション）。
-
取引先マスタ連携
締め日・支払条件・適格請求書番号を取引先ごとに管理します。
個別受注の受発注管理で外せない3つの要件
-
案件と紐付いていること
受注・発注・納品が独立した台帳だと、案件ごとの原価が集まりません。同じ工番で連なることで、外注費が自動的に案件の原価になります。
-
分割納品に対応していること
個別受注では、まとまった数を何回かに分けて納めることが珍しくありません。残数量が自動で管理されないと、数量の突き合わせが毎回発生します。
-
未処理を絞り込めること
「納品済みで未請求」のような状態を一覧できるかどうかが、請求漏れを防げるかの分かれ目です。一覧して初めて、抜けが構造的に拾えます。
「納品済みで未請求」を一覧できるかが分かれ目
受発注管理でいちばん金額に効くのは、伝票を速く作ることではありません。抜けを画面で拾えることです。
製造業の受発注には、必ず「途中で止まっている状態」が存在します。件数が少ないうちは記憶で管理できますが、月に数十件を超えると必ず抜けます。
とくに「納品済みで未請求」は、そのまま利益が消える状態です。納品書は出したが請求書を出し忘れた分は、客先から指摘されない限り気づきません。少額でも積み上がれば無視できない額になります。
これを防ぐ方法は、人の注意力を上げることではなく、締め日前にその状態だけを絞り込んで一覧することです。画面に出れば必ず気づきます。同じことが「発注済みで未入荷」にも言えます。外注の遅れは社内では見えにくく、納期直前に発覚しがちですが、一覧できれば先回りして確認できます。
分納が絡む案件では、残数量の管理も抜けの原因になります。3回に分けて納める予定が2回で終わっているのか、まだ1回残っているのかを都度数えていては追いつきません。残数量が自動で管理される仕組みにしておくと、この確認自体が不要になります。
-
受注したが発注していない
材料や外注の手配が抜けたまま進むと、着手できずに納期が押します。
-
発注したが入荷していない
入荷の確認が抜けると、加工に取りかかる段階で初めて分かります。
-
納品したが請求していない
客先から指摘されない限り気づきません。少額でも積み上がれば利益に効きます。
受注から入金までを漏らさない流れ
- 注文書を取り込んで受注として登録する
- 必要な材料・外注を発注し、発注書を発行する
- 入荷を仕入実績として記録する
- 納品書を発行し、分納なら残数量を管理する
- 締め日にまとめて請求し、入金を消し込む
この流れが1つの画面系列でつながっていると、各段階の未処理を一覧で拾えます。とくに「納品済みで未請求」の絞り込みは、請求漏れをなくすうえで効果が大きい確認です。締め請求の運用は請求管理と連動します。
まずは資料で全体像を確認できます
機能と導入の流れをまとめた資料です。フォーム入力1分でダウンロードできます
他と比べる
他の手段との違いと、かかる費用
単独の販売管理システムとの違い
販売管理の専用ツールは、受発注の伝票処理に長けています。ただし製造業の利益は、伝票が正しく流れることではなく、その案件にいくらかかったかで決まります。システムが分かれていると、売上と仕入は分かっても案件ごとの粗利は分かりません。
| 観点 | 単独の販売管理システム | Factory Advance |
|---|---|---|
| 受注・発注・納品の伝票処理 | できる | できる |
| 売上と仕入の把握 | できる | できる |
| 工程実績との連携 | されない | 同じ工番で工数が積み上がる |
| 案件別の製造原価 | 材料費と外注費までしか分からない | 労務費・機械費を含めて算出 |
| 案件別の粗利 | 正確には出せない | 4費目すべてを集計して自動算出 |
| 進捗の把握 | 伝票のステータスのみ | 工程の進み具合まで確認できる |
受注・発注・納品の伝票処理
- 単独の販売管理システム
- できる
- Factory Advance
- できる
売上と仕入の把握
- 単独の販売管理システム
- できる
- Factory Advance
- できる
工程実績との連携
- 単独の販売管理システム
- されない
- Factory Advance
- 同じ工番で工数が積み上がる
案件別の製造原価
- 単独の販売管理システム
- 材料費と外注費までしか分からない
- Factory Advance
- 労務費・機械費を含めて算出
案件別の粗利
- 単独の販売管理システム
- 正確には出せない
- Factory Advance
- 4費目すべてを集計して自動算出
進捗の把握
- 単独の販売管理システム
- 伝票のステータスのみ
- Factory Advance
- 工程の進み具合まで確認できる
料金と補助金
- スモールプラン｜環境構築（初期）
- 50万円
- スタンダードプラン｜環境構築（初期）
- 50万円
- スモールプラン｜月額
- 3万円
- スタンダードプラン｜月額
- 5万円
金額はすべて税抜です。アカウント数は20件が標準で付属します。
デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象ツール。初期費用・月額とも補助対象です。
自社だといくらになるか、先に確認できます
プラン内訳と補助金の申請条件は資料にまとめています。概算のお見積りはデモの場でお出しします。
導入する
稼働までの手順と、よくある疑問
受発注管理を立ち上げる流れ
-
取引先マスタを登録する
締め日・支払条件・適格請求書番号をあわせて登録します。
-
受注の入り口を決める
注文書AI-OCRで取り込むか、手入力かを決めます。件数が多いならOCRが効きます。
-
発注・仕入の運用を始める
発注書を発行し、入荷時に仕入実績を記録します。案件の外注費になります。
-
納品と分納を記録する
納品書を発行し、分納なら残数量を管理します。
-
未処理の絞り込みを習慣にする
締め日前に「納品済みで未請求」を確認する運用を定着させます。
手順そのものは既存の業務と大きく変わりません。変わるのは、各段階の未処理が画面で拾えるようになる点です。ここが請求漏れと外注遅延の両方に効きます。
用語解説
- 受発注
- 受注（客先からの注文）と発注（仕入先への注文）をあわせた呼び方です。
- 仕入実績
- 発注した品が入荷し、費用として確定した記録です。案件の外注費になります。
- 分納
- 1件の受注を複数回に分けて納品することです。残数量の管理が必要になります。
- ステータス
- 受注・発注・納品それぞれの進行段階です。絞り込みに使います。
- 適格請求書番号
- インボイス制度で必要になる登録番号です。取引先ごとに管理します。
- EDI
- 得意先と電子的に受発注データをやり取りする仕組みです。
- 中小企業共通EDI
- 中小企業の受発注データの形式を統一するために国の事業で策定されたEDIの標準仕様です。得意先ごとに個別対応する必要を減らせます。
- 共通EDIプロバイダ
- 企業間の通信を担うサービスです。業務システムはこのプロバイダに接続し、注文データを受け渡します。
よくある質問
受注・発注・納品をまとめて見られますか？
それぞれの一覧をステータス付きで確認でき、未処理だけを絞り込めます。同じ案件に紐付いているので相互にたどれます。
発注書は作れますか？
画面から発注書を発行できます。入荷したら仕入実績として記録すると、案件の外注費に反映されます。
分けて納品する場合は対応できますか？
分納に対応しています。残数量が自動で管理されるため、何回に分けても数量が合わなくなりません。
注文書の入力を減らせますか？
注文書AI-OCRで紙やPDFの注文書を読み取れます。スタンダードプラン以上に標準搭載で追加費用はかかりません。
得意先のEDIとつなげますか？
中小企業共通EDIは認証の取得を予定しています。取得後は共通EDIプロバイダ経由で注文データを受注として取り込めます（オプション／スタンダードプラン以上）。通信はプロバイダが担い、Factory Advance は業務アプリ側として接続します。共通EDI以外の個別形式については、ご利用中の形式をお知らせください。
請求漏れを防げますか？
納品済みかつ未請求の案件を絞り込めます。締め日前にこの一覧を確認する運用にすると漏れを防げます。
外注の納期は追えますか？
発注済みで未入荷の状態を一覧できます。納期直前ではなく事前に確認できます。
案件ごとの利益は分かりますか？
受発注のデータが工番に紐付くため、工数や材料費と合わせて粗利まで算出されます。
受発注管理をもっと詳しく知る
受注から納品までの効率化を、テーマ別に解説しています。
まずは資料でご確認ください
導入事例と機能の詳細をまとめた資料を無料で配布しています。実際の画面を見ながらのデモも承ります。
機能と導入の流れをまとめた資料です。フォーム入力1分でダウンロードできます