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熱処理業の受入業務を効率化する方法｜注文書の転記と現品照合を減らす5つの手順

熱処理業の事務で、いちばん時間を取られているのはどこでしょうか。多くの会社で答えは受入です。処理そのものは炉と設備が担いますが、品物を受け取り、注文書と照合し、台帳に登録し、作業指示書を書くところまでは、ほぼすべて人の手で行われています。

1件あたりは数分の作業でも、熱処理業は1日に受け入れる件数が多い業種です。件数×数分が積み上がり、作業者1人の午前中がまるごと受入で終わるという会社は珍しくありません。この記事では、熱処理業の受入業務がなぜ重くなるのかを分解し、手間を減らすための5つの手順を解説します。

熱処理業の受入で、実際に行っている作業

まず、受入という言葉にどれだけの作業が含まれているかを確認します。会社によって呼び方は違いますが、おおむね次の6つに分けられます。

作業 内容 手間がかかる理由
現品の受け取り トラックや持ち込みで届いた品物を受け取る 注文書と現品が別々に届くことがある
注文書との照合 数量・図番・材質・処理指定が注文書と合っているか確かめる 取引先ごとに書式が違い、見る場所が毎回変わる
受入番号と現品札 受入番号を採番し、現品に札を付ける 番号を台帳と札の両方に書く必要がある
台帳への登録 受入台帳やExcelに品名・図番・数量・納期を入力する 注文書の内容をそのまま写すだけの作業になっている
作業指示書の作成 処理条件・硬度・硬化層深さなどを指示書に書く 台帳と同じ内容をもう一度書き写している
納期の確認と回答 炉の予定を見て、納期に間に合うかを判断する 受入が登録されるまで、抱えている量が分からない

表を見ると分かるとおり、同じ情報を注文書→台帳→作業指示書と、少なくとも2回書き写しています。複写式の伝票を使っている会社でも、事務所の台帳やExcelに入力し直していれば、転記の回数は変わりません。

熱処理業の受入が重くなる3つの理由

1. 件数が多く、1件あたりの金額が小さい

機械加工の個別受注と比べると、熱処理は1件あたりの金額が小さく、件数が多いのが特徴です。重量単価や個数単価で受ける仕事が多いため、1件の受入にかけられる事務の時間はもともと短いはずです。それにもかかわらず、受入1件に必要な確認項目は減りません。

2. 取引先ごとに注文書の書式が違う

熱処理業は多数の加工業者やメーカーから仕事を受けます。注文書の書式は取引先の数だけあり、手書きのもの、FAXのもの、自社書式に転記してくるものが混ざります。どの取引先が、どこに硬度指定を書いてくるかは、担当者の経験として頭の中にしかないことがほとんどです。

3. 同じ品物が繰り返し来るのに、毎回ゼロから登録している

熱処理では、同じ図番の品物が何度も届きます。材質も処理条件も前回と同じなのに、台帳と作業指示書には毎回同じ内容を書いています。2回目以降の受入で本当に変わるのは、数量と納期だけということが多いはずです。

受入の手間を減らす5つの手順

受入の効率化は、いきなりシステムを入れるところから始める必要はありません。次の順番で進めると、どの段階でも効果を確かめながら進められます。

手順1. 受入の件数と時間を1週間測る

最初に、1日の受入件数と、1件あたりにかかっている時間を測ります。ストップウォッチで厳密に測る必要はありません。受入担当者に、1週間だけ「何時から何時まで受入をしていたか」と「何件処理したか」を記録してもらえば十分です。

数字があると、改善の効果を比べられます。たとえば1日40件の受入に1件5分かかっていれば、受入だけで1日200分、月20日で約67時間です。これが、この先の手順で削る対象になります。

手順2. 取引先を件数の多い順に並べる

次に、受入件数を取引先別に数えます。多くの会社で、件数の多い上位数社が受入の大半を占めています。書式の統一や読み取りルールの整備は、この上位の取引先から始めます。すべての取引先を同時に対応しようとすると、例外処理に追われて前に進みません。

手順3. 繰り返し来る品物を図番で台帳化する

同じ図番の品物について、材質・処理の種類・要求硬度・硬化層深さ・特記事項を、取引先と図番の組み合わせで1行の台帳にまとめます。2回目以降の受入では、図番を引けば処理内容が分かり、数量と納期だけを書けば済むようになります。

図番は取引先ごとに付け方が違うため、図番だけでなく「取引先＋図番」で引けるようにしておくのがポイントです。図番の考え方は図番とは？品番との違いと設計変更時の判断で解説しています。

手順4. 注文書の読み取りをデジタル化する

台帳ができたら、注文書の転記そのものを減らします。届いた注文書を撮影またはスキャンし、AI-OCRで明細を読み取れば、品名・図番・数量・材質を人が打ち直す必要がなくなります。

熱処理業で重要なのは、取引先ごとに読み取りのルールを持てるかどうかです。書式が取引先ごとに違う以上、1つの汎用ルールでは読み取り位置がずれます。読み取った結果は登録前に画面で確認し、直した内容が次回に生きる仕組みを選んでください。注文書の取り込みから受注登録までの流れは製造業の受注登録を自動化する方法で詳しく扱っています。

手順5. 受入番号を現品札・作業指示書・納品書でそろえる

最後に、受入で採番した番号を、その後のすべての帳票で使うようにします。現品札、作業指示書、検査記録、納品書、請求書が同じ番号でつながっていれば、「あの品物はいまどこにあるか」「検査記録はどれか」を番号1つで探せます。

受入番号が帳票ごとに違うと、客先からの問い合わせのたびに紙をめくって突き合わせることになります。番号体系の決め方は製造業の番号体系の作り方を参考にしてください。

現品照合で必ず確かめる項目

受入を速くしても、照合が甘くなっては意味がありません。熱処理は、処理後にやり直しがきかない工程だからです。受入の段階で、少なくとも次の項目は確かめます。

  • 数量：注文書の数量と現品の数が合っているか
  • 材質：注文書の材質記号と、図面や現品の表示が合っているか
  • 処理の種類：焼入れ焼戻し・浸炭・窒化・高周波焼入れなど、指定が明確か
  • 要求硬度：硬度の範囲と、HRC・HVなど試験方法の指定があるか
  • 硬化層深さ：浸炭や高周波で深さの指定があるか、有効硬化層深さか全硬化層深さか
  • 部分処理・防炭の指示：処理してはいけない部位の指定があるか
  • 納期と特記事項：歪みの許容、検査成績書の要否など

どれか1つでも不明な点があれば、処理に入る前に保留にして客先に確認します。保留品は置き場所と札の色を分けておくと、確認前に炉へ入ってしまう事故を防げます。

受入の効率化でよくある失敗

よくある失敗は、受入・作業指示・現場記録・請求を一度に変えようとすることです。変える範囲が広いほど、現場は新しいやり方と古いやり方の両方を抱えることになり、かえって手間が増えます。

熱処理業では、受入だけを先に変えても効果が出ます。受入で正しく登録されていれば、作業指示書はそのデータから出力でき、検査記録はその受入番号に紐づけられ、納品書と請求書は登録済みの実績から作れます。最初の入口さえデジタルになれば、後工程で書き写す理由がなくなっていきます。

受入の後ろの工程については、指示書に書く項目を熱処理の作業指示書に書くべき項目で、検査記録から成績書を作る流れを熱処理の検査成績書の作り方で解説しています。

受入の効率化を試算する

手順1の例で試算します。1日40件の受入に1件5分かかっていた会社が、図番の台帳化と注文書の読み取りで、1件あたり2分まで短縮できたとします。

  • 短縮前：40件×5分＝1日200分（月20日で約67時間）
  • 短縮後：40件×2分＝1日80分（月20日で約27時間）
  • 削減：月約40時間

月40時間は、事務員1人の1週間分の勤務時間に相当します。浮いた時間を納期回答や検査成績書の作成に回せば、客先への対応そのものが早くなります。数字は会社によって変わるため、まず手順1で自社の件数と時間を測ってから試算してください。

熱処理業向けの仕組みを検討するなら

汎用の生産管理システムは、入力されたデータを整理することは得意ですが、入力そのものを減らす仕組みは持っていないことが多くあります。1日の受入件数が多い熱処理業では、注文書の読み取りと図番からの過去実績の引き当ての両方があるかどうかが、事務量の差になります。

熱処理業に必要な機能と、受入から始める導入の流れは焼入れ・熱処理業の生産管理システムのページにまとめています。炉の混載と原価の考え方は焼入れ処理業の原価管理｜炉の混載を案件別にどう配賦するかをあわせてご覧ください。

まとめ

熱処理業の事務負担は、処理そのものよりも受入に集中します。件数が多く、取引先ごとに書式が違い、同じ品物が繰り返し来るのに毎回ゼロから登録しているためです。

受入を減らすには、件数と時間を測り、件数の多い取引先から手を付け、繰り返し品を図番で台帳化し、注文書の読み取りをデジタル化し、受入番号で後工程の帳票をそろえる、という順番で進めます。照合の項目は減らさず、不明点は処理前に止めることが前提です。受入という入口を変えれば、その後ろの作業指示書・検査記録・請求が連鎖して軽くなります。

よくある質問

熱処理の受入で、現品と注文書が合わないときはどうすればよいですか？
処理に入る前に止めて、客先に確認するのが原則です。熱処理は処理後にやり直しがきかないため、数量・材質・処理指定のどれか1つでも食い違っていれば、受入の段階で保留にします。保留品は置き場所と札を分け、確認待ちであることが誰にでも分かるようにしておくと、確認前に炉へ入ってしまう事故を防げます。
受入番号は、注文書の番号をそのまま使ってもよいですか？
自社で採番した受入番号を別に持つことをおすすめします。注文書の番号は取引先ごとに桁数や付け方が違い、重複することもあるためです。受入番号を1つ決めておけば、現品札・作業指示書・検査記録・納品書を同じ番号でたどれます。
取引先が多く、注文書の書式がばらばらです。どこから手を付ければよいですか？
受入件数の多い取引先から順に手を付けます。件数を取引先別に数えると、多くの場合は上位の数社で受入の大半を占めています。上位の取引先の書式から読み取りや台帳化を進めれば、少ない手間で効果が出ます。
AI-OCRで読み取った内容は、そのまま登録して大丈夫ですか？
登録前に人が画面で確認する運用にしてください。手書きのかすれや、取引先独自の略記は読み違えることがあります。確認して直した内容が蓄積される仕組みであれば、同じ取引先の読み取りは回を重ねるごとに直す箇所が減っていきます。

投稿者プロフィール

尾畠 悠樹
尾畠 悠樹
株式会社イーポート　代表取締役

■ ITコーディネーター
■ キャッシュフローコーチ®
■ JRCA認定ISMS審査員補
■ 東京都中小企業向け
　 デジタル技術導入促進ナビゲーター
■ 中小企業庁「みらデジ」デジタル化支援者

兵庫県出身。大学卒業後、外資系コンピューターメーカーを経て2008年に会社設立。業務用システムの受託開発及び中小製造業向けのパッケージの開発・販売を行う。
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